Kinh nghiệm khi xin tài trợ cho 1 chương trình hay sự kiện

Thời điểm này, hồ sơ tài trợ cũng đã được hoàn tất và đặt lên bàn sếp. Bạn chỉ còn mỗi việc “lao” đi và kiếm tìm nguồn tài trợ, biến dự án trên giấy thành một đề án đầy tính khả thi và sau tất cả là biến chúng thành hiện thực. Và thế là cả công ty bạn lao vào kiếm nguồn tài trợ. Gửi mail, chuyển hồ sơ, xin contact, gặp mặt trực tiếp...rất nhiều động thái đã được thực hiện.

Bạn là một trong những nhân viên mới toanh. Bạn chưa bao giờ đi xin tài trợ. Hoặc bạn đã thử “nhập cuộc” nhưng luôn bị các nhà tài trợ “từ chối khéo”. Bạn cảm thấy công việc này dường như quá sức. Nó làm bạn chỉ muốn bỏ cuộc.

Sự thực thì, việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải vì thế mà bạn chỉ có thể chọn cách “bó tay”. Nắm vững những nguyên tắc dưới đây có thể bạn sẽ thấy tình hình lạc quan hơn.

I. Một số nguyên tắc chính:

1. Nguyên tắc Win – Win
Mọi người thường có xu hướng nghĩ về cái lợi của mình hơn là nghĩ mình có thể làm gì cho người khác.
Người ta cần gì và mình có thể đáp ứng được những gì?
Hãy nhớ rằng: Muốn nhận thì hãy cho đi.

2. Tiếp cận
Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân.
Thể hiện sự am hiểu về đối tác.
Trình bày rõ ràng mong muốn/ý định của mình.

A. Giao tiếp qua thư
A.1 Hình thức
Là phương tiện trang trọng nhất.
Hình thức rõ ràng, nổi bật trong những nội dung chính.
Không viết tắt, sai chính tả.

A.2 Nội dung

Thư ngỏ (cover letter) tóm tắt nội dung chính.
Đính kèm các văn bản cần thiết.
Nội dung rõ ràng, triển khai ý nhanh.
Để lại số điện thoại / địa chỉ liên hệ.
Nên gửi đích danh người nhận.

A.3 Chú ý
In nghiêng, tô đậm…những nội dung chính, số điện thoại, địa chỉ liên lạc.
Giới thiệu quá trình hoạt động, thế mạnh ưu điểm của Tổ chức của mình.
Gợi mở vấn đề một cách khôn khéo.

B. Giao tiếp qua Email
Địa chỉ Email nghiêm túc.
Phải có tên người gửi.
Không dùng Emoticons.
Tóm tắt nội dung chính, phân đoạn rõ ràng trang trọng.
Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung Email quá dài, lỗi
font chữ).

C. Giao tiếp qua điện thoại
Chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn.
Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2; nên gọi vào khoảng 9h - 10h
buổi sáng và 3h-4h buổi chiều).
Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không, nếu không hãy hỏi
xem có thể gọi lại vào lúc nào.
Giới thiệu vắn tắt, rõ ràng về bản thân.
Trình bày ngắn gọn mong muốn/ý định.
Xin địa chỉ Email.
Xin một cuộc hẹn (rất quan trọng).
Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp.

3. Gặp gỡ
3.1 Ngoại hình

Đừng quên: Tôi = Hình ảnh Tổ chức Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình
thành trong bảy giây đầu gặp gỡ.
Ăn mặc: Gọn gàng, sạch sẽ.
Phù hợp với tổ chức mình đại diện.
Phù hợp với mục đích.
Thể hiện sự chăm chút vừa phải đối với bản thân.

3.2. Phong thái
Tự tin nhưng khiêm nhường.
Thể hiện sự tôn trọng đối tác “Echo effect” (hiệu ứng tiếng vang – nói gì thì nghe
lại vậy – cho gì thì nhận nấy).
Biết cách thể hiện bản thân đúng lúc.

3.3. Thuyết phục
Bằng kiến thức / sự am hiểu một lĩnh vực nào đó.
Bằng sự nhạy bén / năng động.
Bằng sự câu thị / ham học hỏi.
Bằng sự nhiệt tình / sức trẻ / niềm đam mê.
Phải biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào.

3.4. Lắng nghe
Con người chỉ có một cái miệng và có tới hai cái tai
Quan sát -> Sự thật ngầm hiểu
Đặt câu hỏi.
Bày tỏ thiện chí.
Hướng đến một kết quả, một mục đích rõ ràng.

3.5. Duy trì và phát triển quan hệ
Nhớ rằng: mối quan hệ là một tài sản quý giá nhất. Phải có thiện chí xây dựng
mối quan hệ và quan tâm thực sự đến đối tác.
Phân biệt: Tận dụng mối quan hệ # Lợi dụng mối quan hệ.

II. Kinh nghiệm xin tài trợ

Xin liên hệ tại phòng ban nào của công ty?

Xin tài trợ cho chương trình, hội thảo thì liên hệ với phòng Maketing.
* Xin tài trợ cho một hoạt động từ thiện, xã hội liên hệ với phòng đối ngoại
Cách xin tài trợ
+ Khơi gợi tình tốt đẹp của Tổ chức. Đánh vào trách nhiệm xã hội của các công ty lớn mạnh. Đối với những Công ty mới thành lập hoặc có nhu cầu phát triển cao thì tập trung vào phần maketing.

+ Không bao giờ được từ chối yêu cầu Nhà tài trợ. Nếu Nhà tài trợ không thoả mãn với chính sách của mình thì nên đàm phán và đưa ra giải pháp khác sao cho hai bên cùng có lợi. Nếu Nhà tài trợ vẫn không đồng ý thì hãy chủ động xin được về bàn lại và hẹn một cuộc gặp khác.

Hồ sơ xin tài trợ bao gồm các loại giấy tờ sau:
1. Thư ngỏ gửi Nhà tài trợ.

2. Kế hoạch chương trình.
3. Quyền lợi Nhà tài trợ.
4. Kế hoạch tuyên truyền.
5. Bản dự trù kinh phí.
6. CD có chứa Power Point tóm lược nội dung vận động tài trợ (nếu có).
7. Bản giới thiệu về đơn vị tổ chức.
8. Các ấn phẩm tuyên truyền: Poster – banner – tờ rơi…

Còn việc tiếp cận doanh nghiệp như thế nào, có thành công hay không lại tùy thuộc vào khả năng của các bạn. Xin nhấn mạnh một số điểm sau:

Trước hết, đó là những kỹ năng mà bạn có: kỹ năng giao tiếp, ký năng đàm phán, thương lượng và đặc biệt là đặt và dẫn dắt vấn đề theo hướng bạn muốn mà đôi bên đều cảm thấy thoải mái (Win-Win). Tiếp đến, bạn cũng nên quan tâm đến dáng vẻ bên ngoài của bạn. Khi đi làm việc với doanh nghiệp bạn nên có tác phong và "mốt" khác với khi đi gặp bạn bè bạn rồi nhưng nói vậy cũng không phải là bạn ăn mặc một cách quá "cứng nhắc" (nếu bạn đang là sinh viên, hãy biết kết hợp để tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên).

Một sai lầm mà các "chuyên gia" đối ngoại nghiệp dư đi xin tài trợ thường hay mắc phải đó là không nắm rõ thông tin về tổ chức của họ cũng như các thông tin chi tiết kế hoạch chương trình. Do vậy, để tránh những sai sót đáng tiếc đó thì khi đi xin Tài trợ bạn cần phải nắm rõ các thông tin sau:

1. Tổ chức mà bạn đang hoạt động: Bạn phải giới thiệu rõ ràng và rành mạch mục đích hoạt động, cơ cấu tổ chức, quá trình hoạt động...
2. Kế hoạch chương trình: Bạn phải học thuộc và nắm rõ được những chi tiết nhỏ nhất trong bản kế hoạch vì nếu không khi Nhà tài trợ hỏi mà bạn ấp úng thì họ sẽ đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn cũng như tổ chức của bạn.
3. Bản dự trù kinh phí: Đây vấn đề mà Nhà tài trợ quan tâm nhất và cũng hay hỏi nhất, bạn phải hiểu được khoản tiền đó chi cho việc đó dùng để làm gì và phù hợp hay chưa, có thể giảm được không? Nếu bạn trả lời là à..à..ờ… ờ...bạn sẽ mất điểm ngay.
4. Hồ sơ tài trợ nên đóng thành một tập theo thứ tự mô tả từ khái quát - chi tiết -cuối cùng mới tới phần show hàng (tức là show thành quả của đơn vị mình qua hình ảnh,...). Không nên gửi theo từng nhóm văn bản riêng.
5.Thời gian đối tác gặp gỡ thường dành cho việc cơ quan, họp hành là Sáng thứ Hai và Chiều thứ Sáu. Nên chú ý hơn đến lịch của họ. Còn dân phụ trách kinh doanh thì càng bận bịu hơn, nên gợi ý việc họ cho phép mình hẹn điện thoại hoặc gặp trực tiếp vào lúc nào. Đi xin tài trợ thì chịu khó chạy bất kể thời gian nào.